Con el fin de agilizar las gestiones que los distintos técnicos de la dirección facultativa de una obra tienen que realizar en el ejercicio de sus funciones están apareciendo distintas herramientas virtuales, aplicaciones informáticas, páginas web y similares, que permiten la cumplimentación de los libros de órdenes y los libros de incidencias en formato digital.
Es interesante recordar lo que la normativa en materia de prevención de riesgos laborales dicta en cuanto al Libro de Incidencias para poder evaluar adecuadamente si los formatos digitales de este documento cumplen con las exigencias legales.
¿Qué es el Libro de Incidencias?
El libro de incidencias es un documento formado por hojas por duplicado que permite realizar un adecuado control y seguimiento del plan de seguridad y salud elaborado por cada contratista. En este libro se deben anotar las advertencias u observaciones para un adecuado cumplimiento del Plan.
El libro es facilitado por el Colegio Profesional del técnico que aprueba el plan de seguridad y salud, en obras de promoción privada, o por la oficina de supervisión de proyectos u organismo equivalente, de la Administración cuando se trate de actuaciones de promoción pública. Estas entidades realizarán un control sobre la expedición de los libros, por lo que habitualmente visan o registran cada libro emitido mediante un número y fecha al efecto.
El libro de incidencias debe mantenerse siempre en la obra para que puedan tener acceso al mismo para realizar anotaciones los miembros de la dirección facultativa, los contratistas, subcontratistas y trabajadores autónomos, así como los representantes de organismos u asociaciones con responsabilidades en materia de prevención de riesgos laborales.
Libro de incidencias
Desde la publicación del Real Decreto 1627/1997, de 24 de octubre, por el que se establecen las disposiciones mínimas de seguridad y salud en las obras de construcción, cada colegio u administración pública ha editado sus modelos de libro de incidencias. Aunque es cierto que la guía técnica redactada por el Instituto Nacional de Seguridad, Salud y Bienestar en el Trabajo contiene en su apéndice 7 una propuesta de libro, las versiones del mismo son infinitas.
Con el formato que sea este documento es el instrumento de coordinación principal de la prevención de riesgos laborales en la obra, por lo que debería registrar todos los eventos significativos que tiene lugar a lo largo de la vida de la construcción. También es cierto que muchos coordinadores de seguridad y salud utilizan además actas de cada una de las visitas que se realizan a la obra en las que anotan con algún detalle todas las actuaciones realizadas, aunque estos documentos tienen un carácter no oficial.
Libro de incidencias online
La versión electrónica de los libros de incidencias están implementados en distintos formatos. Desde aplicaciones web, aplicaciones para dispositivos móviles, APP´s, o hasta funcionalidades basadas en almacenamientos en la nube tipo google drive o similares.
Estas herramientas permiten redactar a través de distintos terminales las observaciones necesarias para el control y seguimiento de los trabajadores, facilitando las tareas de los técnicos coordinadores pero plantean algunas dudas en cuanto al cumplimiento de las exigencias que el libro tiene.
En las obras de promoción privada son los Colegios los que facilitan el Libro de Incidencias. Por tanto son estas corporaciones de derecho público las que deberían incluir en sus procedimientos la gestión de estos documentos digitales con el fin de que puedan realizar el registro de los mismos. Este instrumento debe ser capaz de admitir firmas digitales del Colegio y del técnico y además permitir el acceso a todo el resto de agentes que pueden realizar anotaciones en el libro de incidencias y que ya se han relacionado en este artículo, y que deberían ser identificados también de forma inequívoca.
Para realizar las necesarias comunicaciones debería quedar constancia de los envíos de las anotaciones a los agentes implicados, incluyendo la Inspección de Trabajo, cuando se trate de anotaciones de situaciones de especial gravedad. Los mismos requisitos son extensibles a los libros de incidencias digitales que pudieran ser emitidos por las distintas administraciones públicas.
Conclusión
Conociendo las exigencias vigentes que la gestión del libro de incidencias y de las posibles anotaciones que se realicen y teniendo en cuenta la necesidad de facilitar a todos los agentes implicados en la obra el acceso al libro para realizar las anotaciones que crean conveniente y el preciso control de los editores de los libros, en la actualidad no parece que los libros online existentes cumplan con los requisitos exigidos por la normativa.
Sí que resultarían adecuados, sin embargo, para el libro de órdenes que muchos directores de obra utilizan, ya que en este caso el libro no debe ser registrado por ningún organismo, siempre está en poder de la dirección facultativa y es solo el técnico director el que realiza anotaciones en el mismo.
Marcos Álvarez Díez
Técnico Superior en Prevención de Riesgos Laborales
Ingeniero técnico industrial
